1. Introdução
A Lei 13.709/2018, mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), estabeleceu regras para o tratamento de dados pessoais realizados por empresas de qualquer tipo, inclusive escritórios de advocacia, como o Cots Advogados.
A nova lei é de extrema importância para que as empresas tenham maior cuidado com um tipo de ativo de informação que vem se tornando cada vez mais valioso: os dados pessoais.
A fim de esclarecer ao público em geral as implicações da referida lei, bem como o posicionamento institucional do Cots Advogados sobre o tema, foi criada esta Política.
Nas próximas páginas, você poderá ter acesso às definições mais importantes da lei, bem como será capaz de entender como o Cots Advogados, de forma geral, trata seus dados pessoais.
Desta forma, o Cots Advogados espera tornar o tratamento de dados pessoais realizado pela empresa muito mais transparente, possibilitando que seus clientes, parceiros e público externo em geral compreendam e tenham ciência das atividades desenvolvidas com seus dados pessoais.

2. Definições da LGPD
Antes de mais nada, é importante que você entenda as definições adotadas pela LGPD e reproduzidas nesta Política:
Pessoa natural Também conhecida como pessoa física, ou seja, uma pessoa de carne e osso.
Dado pessoal Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, tais como: NOME, CPF, e-mail, entre outros.
Dado pessoal sensível Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
Dado anonimizado Dado relativo ao titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.
Titular Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
Controlador Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
Operador Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
Encarregado Pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Tratamento Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
Anonimização Utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.
Transferência internacional de dados Transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o país seja membro.
Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento desta Lei em todo o território nacional. 

3. Aplicação da Política
Esta Política é aplicável, em linhas gerais, às hipóteses em que o Cots Advogados atua como Controlador no tratamento de dados pessoais, especialmente no que toca ao público externo da empresa, como no caso de tratamento de dados pessoais de clientes diretos do Cots Advogados, ou seja, trata-se da Política aplicável aos usuários diretos dos serviços do escritório.

4. Escopo da Política de Privacidade
O escopo desta Política é tornar transparentes as atividades desenvolvidas pelo Cots Advogados quando caracterizado como Controlador no tratamento de dados pessoais, função que assume, por exemplo, no tratamento de dados relacionado à prestação de serviços jurídicos, atendimento de clientes, procedimentos de resposta aos contatos recebidos em nosso site, na realização de eventos corporativos, entre outros.
O Cots Advogados, com objetivo de proteger os dados pessoais e resguardar a privacidade dos Titulares que com ele se relacionam, possui, além desta Política de Privacidade, Políticas específicas para o tratamento de dados pessoais por seus colaboradores, fornecedores e parceiros.
Respeitadas as peculiaridades de cada uma das Políticas acima mencionadas, todas elas seguem, em linhas gerais, as determinações desta Política de Privacidade, documento que serve como norte para as demais normas internas.

5. O tratamento de dados pessoais pelo Cots Advogados

5.1. A coleta de dados pessoais
Os dados pessoais são coletados pelo Cots Advogados, principalmente, quando você contrata nossos serviços, se inscreve em nossos processos seletivos, nos contata pelo site do escritório (https://www.cots.adv.br/contato) ou por outros meios, como e-mail e telefone, participa de nossos eventos, presenciais ou online, ou mantém contato com nossos profissionais em razão de questões corporativas e relacionadas à prestação de serviços jurídicos.
Quando isso acontece, o Cots Advogados assume a figura de Controlador de tais dados pessoais, uma vez que diretamente por ele coletados, de modo que as decisões sobre as atividades de tratamento de dados pessoais a serem desenvolvidas com tais informações são exclusivas do Cots Advogados.

5.2. A utilização de dados pessoais
A utilização dos dados pela Cots Advogados varia conforme a finalidade que justifica sua coleta.
Quando assume a figura de Controlador, todas as atividades desenvolvidas com os dados pessoais são determinadas pelo Cots Advogados, desde as hipóteses de coleta, passando pela sua utilização, compartilhamento, armazenamento, exclusão e qualquer outra atividade de tratamento, de modo que o Cots Advogados determina a finalidade do tratamento de cada dado pessoal por ele controlado.
Neste caso, as atividades de tratamento de dados pessoais são desenvolvidas sempre com atenção às Políticas do escritório, isto é, aplicam-se a Política de Tratamento de Dados Pessoais para Colaboradores, que regula sobre como os colaboradores da empresa devem tratar dados pessoais, bem como as Políticas de Privacidade dos sites do Cots Advogados, que regulam as condições e hipóteses de tratamento de dados específicas para cada serviço.
Além disso, quando necessário que terceiros, como fornecedores e parceiros, tratem dados pessoais em favor do Cots Advogados, aplica-se a Política de Tratamento de Dados Pessoais para Fornecedores e Parceiros, documento que dispõe como o tratamento de dados deve ser realizado pelos terceiros em favor do Cots Advogados.
Abaixo, destacamos as principais hipóteses em que o Cots Advogados trata dados pessoais como Controlador:
Contratação de serviços jurídicos: Quando você contrata o COTS Advogados para prestação de serviços jurídicos, nós coletamos e tratamos os dados pessoais para viabilizar o contrato, bem como os dados pessoais necessários para a execução do objeto contratado, conforme disposto no contrato de prestação de serviços.
Atendimento e resposta a contatos: Quando você nos contata através de nosso site (https://www.cots.adv.br/contato), e-mail ou telefone, precisamos coletar seu nome, empresa, telefone e e-mail com a finalidade atender seus pedidos, questionamentos ou reclamações da forma mais eficaz possível;
Processos seletivos: Quando você se candidata à uma posição no Cots Advogados, nós coletamos os dados pessoais que você nos envia através de seu currículo, como dados pessoais relacionados à sua identificação, informações sobre escolaridade e informações profissionais, os quais são necessários para análise de aderência à vaga e viabilização do processo seletivo;
Participação de eventos e palestras: Quando você se inscreve em nossos eventos e palestras, presenciais ou online, os quais são realizados com fins corporativos, nós coletamos dados pessoais relacionados à sua identificação, seu cargo, empregador e ramo de atuação, além de suas informações de contato, como e-mail e telefone, os quais são necessários para viabilizar sua participação nos eventos e palestras, informar eventuais mudanças e alterações nos eventos, além de servirem para direcionar futuros contatos para novos eventos realizados pelo escritório que possam ser de seu interesse. Neste sentido, vale dizer que os eventos realizados ou patrocinados pelo Cots Advogados possuem Termos e Regulamentos específicos, os quais devem ser consultados antes da submissão dos dados pessoais.
Contatos corporativos: Quando nós mantemos contato em razão de questões corporativas, como quando trocamos cartões profissionais e e-mails corporativos, nós armazenamos as informações relacionadas à sua identificação pessoal, cargo, empregador e ramo de atuação, com vistas a fomentar o networking profissional, manter contato corporativo e possibilitar contatos relacionados à negócios.
Informações disponíveis publicamente: Em algumas hipóteses, nós coletamos dados pessoais que você disponibilizou de forma pública, como as informações que você disponibiliza na rede social “LinkedIn”, ou disponíveis publicamente. Neste caso, os dados pessoais podem ser utilizados para que nós o contatemos para fins profissionais e corporativos, bem como para o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

5.3. Das bases legais utilizadas pelo Cots Advogados
Para a legitimidade de qualquer tratamento de dados pessoais, é necessário que o responsável possua, além de uma finalidade específica, uma base legal que justifique a atividade a ser desenvolvida.
Em linhas gerais, tendo em vista o ramo e os meios de atuação do Cots Advogados, nossas atividades de tratamento de dados pessoais baseiam-se, usualmente, na Execução de Contrato e Procedimentos Preliminares, Cumprimento de Obrigações Legais, Legítimo Interesse do Controlador e, em algumas hipóteses, no Consentimento do Titular dos dados pessoais. Todavia, a depender do caso concreto, podem ser aplicadas outras bases legais.
Quando as atividades de tratamento são desenvolvidas com base em alguma hipótese de dispensa do consentimento, como na aplicação do Legítimo Interesse do Cots Advogados ou terceiro, você sempre tem a possibilidade se opor à sua realização, nos termos da LGPD.
Quando necessário seu consentimento para o tratamento de seus dados pessoais, o Cots Advogados se compromete a prestar previamente todas as informações necessárias para a devida transparência da atividade de tratamento, além de cumprir todos os requisitos legais para sua captação. Ainda, neste caso, o consentimento sempre poderá ser revogado, mediante procedimento a ser especificado quando de sua captação.

5.4. O armazenamento e manutenção de dados pessoais
Os dados pessoais são armazenados e mantidos pelo Cots Advogados conforme seu ciclo de vida, isto é, para cada dado pessoal coletado pela empresa são atribuídas finalidades e base legais específicas, de modo que, após o escoamento de qualquer uma das duas, ou de ambas, o dado é eliminado pelo Cots Advogados.
Todavia, vale ressaltar que há casos em que podem ser atribuídas mais de uma finalidade ou base legal ao dado pessoal, hipótese em que o Cots Advogados se reserva o direito de manter o tratamento dos dados pessoais.
Além disso, o Cots Advogados dispõe de Política de Segurança da Informação com determinação e aplicação de práticas, sistemas e ferramentas para proteção dos dados pessoais, assim como demanda que seus fornecedores e parceiros também adotem medidas neste sentido, garantindo, assim, a segurança dos dados pessoais dos Titulares.

5.5. Compartilhamento de dados pessoais
Exceto nos casos de obrigatoriedade de compartilhamento ou disponibilização dos dados em razão de determinação pela administração pública federal, estadual ou municipal, inclusive por conta de ordens judiciais, conforme previsto em leis, normas, decretos ou regulamentos, nós somente compartilharemos seus dados pessoais com os profissionais que atuam diretamente no escritório ou prestam serviços para, e em nome, do escritório. Seus dados pessoais jamais serão vendidos ou cedidos a terceiros, podendo ser disponibilizados ou divulgados tão somente para as finalidades definidas nesta Política de Privacidade.

5.6. Direitos do Titular
A Lei Geral de Proteção de dados garante a você certos direitos quanto aos dados pessoais tratados pelo COTS Advogados, quais sejam:
Confirmação da existência de tratamento;
Acesso aos dados;
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, em certos casos;
Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa;
Eliminação dos dados pessoais tratados com seu consentimento;
Informação das entidades públicas e privadas com as quais a Varian realizou uso compartilhado de dados;
Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
Revogação do consentimento
Se, por algum motivo, você desejar exercer quaisquer de seus direitos relacionados aos seus dados pessoais, entre em contato conosco pelo e-mail ricardo.oliveira@cots.adv.br.  Nós tomaremos todos os esforços para responder e cumprir com seu pedido imediatamente e, quando isso não for possível, dentro de até 15 dias do recebimento do pedido, prazo sujeito a extensões permitidas pela lei aplicável.
Quando processa os dados pessoais recebidos de clientes, o que ocorre na prestação de serviços pelo escritório, o COTS Advogados assume a posição de operador no tratamento dos dados pessoais, razão pela qual os indivíduos associados a esse cliente devem submeter todos as solicitações de acesso, correção, exclusão, bem como do exercício de qualquer de seus direitos como Titular de dados pessoais, ao efetivo controlador de dados.

5.7. Informações sobre o Controlador
O Controlador de seus dados pessoais, para os fins desta Política de Privacidade, é a sociedade COTS Advogados, CNPJ n. 17.229.088/0001-10, com sede na Avenida Queiroz Filho, 1700, conjunto 610, Torre Sunny, Vila Lobos, São Paulo/SP, CEP 05319-000.

5.8. O Encarregado e sua função no Cots Advogados
O Cots Advogados possui área específica para atendimento aos Titulares dos dados pessoais. Caso você tenha alguma dúvida sobre o tratamento de dados pessoais pelo Cots Advogados, deseje exercer seus direitos de Titular de dados pessoais, deseje reportar alguma ocorrência (como vazamento, perda ou furto de dados, por exemplo), deseje fazer sugestões ou críticas ou para qualquer outro tema ligado a dados pessoais, entre em contato:
Ricardo Alexandre de Oliveira
ricardo.oliveira@cots.adv.br

5.9. Limitações de Responsabilidade
Em que pesem todas as medidas técnicas e administrativas adotadas pelo COTS Advogados para garantia da segurança de seus dados pessoais, alguns incidentes podem ocorrer em razão de falhas relacionadas exclusivamente às condutas do próprio usuário dos meios digitais. Assim, os Titulares que se relacionam com o escritório reconhecem e estão cientes de que o COTS Advogados não será responsável:
Pela presença de vírus, malwares, ransomwares, worms, trojans, spywares ou demais elementos nocivos capazes de alterar, de qualquer forma, seus sistemas informáticos ou dados e documentos armazenados em seus sistemas informáticos, ou que resultem no acesso indevido aos seus dados pessoais por terceiros;
Pela reparação de qualquer dano ou prejuízo, independentemente de sua natureza, advindos do acesso não autorizado de terceiros aos seus dados pessoais, caso tal acesso tenha se dado em razão de falha exclusivamente relacionada aos Titular ou a terceiros e que fujam do controle razoável do escritório.

5.10. Não aplicação desta Política
Esta Política não se aplica aos dados estatísticos e/ou anônimos, bem como aos dados relativos às pessoas jurídicas, com exceção dos dados pessoais de seus representantes, que são protegidos pela LGPD.
Da mesma forma, esta Política não se aplica às atividades desenvolvidas pelo Cots Advogados como Operador no tratamento de dados pessoais. Nesta hipótese, o Cots Advogados informa que o tratamento de dados se dá sob comando e direção da empresa Controladora dos dados pessoais, de modo que a atuação do Cots Advogados é limitada pelo contrato firmado entre as empresas. Nesta hipótese, eventuais dúvidas, pedidos de esclarecimentos quanto ao tratamento de dados pessoais ou exercício dos direitos do Titular devem ser voltados ao efetivo responsável pelo tratamento dos dados.

6. Dúvidas
Suas dúvidas poderão ser encaminhadas ao e-mail ricardo.oliveira@cots.adv.br

Versão 1.0
Janeiro de 2025.